まず、33期のHP担当は外部制作会社への窓口担当というご説明でご依頼いただきました。
また、私以外にも32期からのHP担当者がもう一名おり、一人ではないので安心していただければとのことでした。
2022年の新サイトの公開時の活動記録は、活動記録のサンプルとしHP担当者の私が活動記録を書いたり、過去の月例会を経験した方に依頼し公開作業を行いました。
その際、依頼した方々の文章はほとんどの方が修正がない状態であり、特に問題が生じるとは思わなかったため、公開後は会員アンケートの結果と代表幹事のご要望により、毎月の活動記録を月例会の担当者全員が自身でHPに投稿することとなりました。
まず、幹事会にて、各グループのグループコーディネーター（以下、GC）一名に運用方法を説明し、サイトへの投稿を依頼しました。しかし、制作会社が構築したシステムへの投稿作業は、ITスキル的に誰でもできる内容ではないことが明らかとなりました。
また、GCの皆様が幹事会に出席されないことが多い状況から、GCを中心とした各会員間での運用は困難だと、代表幹事と判断しました。
その上、もう一名のHP担当者の方は、忙しさを理由に公開前の校正を数度行っただけで、プロジェクトチームのグループチャットへの返答・連絡がほとんどなく、幹事会はほぼ欠席状態でした。
解決策として活動記録の運用は、日頃から積極的に月例会に参加し、比較的ネットリテラシーが高く他の会員ともコミュニケーションがしっかり取れる方（サブコーディネーター、現在のレコーディングリーダー）とHP担当者で行うことを提案し、幹事会で議決しました。
HP担当者には、リニューアル前の過去の活動記録を全て掲載する作業を代表幹事から依頼されていました。
その後、フローを作成し、GCと校正担当者の現RL(レコーディングリーダー）への対面説明会とZOOMによる説明会も行い、その仕組みで運用活動を開始しました。
しかし、投稿が行われないグループがあり、その状況を確認したところ、その担当者はスキル以前にTMCからのメールを読んでおらず、説明会の内容も理解できていませんでした。
言うまでもありませんが、特にHP関係の担当者は事故などの緊急対応や変化に対して柔軟な対応が求められますので、スキルだけでなく担当者の能動的な意識がないと務まる役職ではないと再認識しました。その後、同じグループの方々は、何とか当該担当者が記事を投稿できるように対面で打ち合わせたり、電話で遠隔指導を行ったという苦労話を聞きました。
私はHPの制作は楽しんでおりましたが、幹事会で決められた事項が周知されないことによる調整に多くの時間を費やし、精神的にも負担を感じ始めました。
このように制作ではなく運用の仕組み作りに相当な負担が来てしまったため、私が最初に指名した方にRLを担当していただくよう、強くそのグループの理解者に伝え、担当していただきました。
それでも、最初のうちは1カ月に3本の投稿を行うのは、RLがいても私の方で毎日のように何らかの確認作業や連絡が必要で、年度末にはさすがに無理だと判断し、1カ月に1本にして欲しいと幹事会に要望を出しました。
その要望を説明するための幹事会に、繁忙期の忙しさで出席したくても出席できず、仕方なくもう一名の（活動記録を担当していない）HP担当者に伝えていただいたところ、もう3カ月は1カ月に3本で様子を見たいとの返事が帰ってきました。
それまで労力を惜しまず、何年も放置されたHPのリニューアルのために動いた担当者が初めて幹事会に「負担」だと悲鳴を上げて伝えているのに、何の議論もなかったと聞いて、言葉を失い空しくなりました。その結論に対して掛け合う気力もなく、時間も惜しかったため、深夜作業を行ったり、優秀なRLさんに助けていただきながら3カ月乗り切りました。
３か月がたち、ちょうど総会が行われる月になったので、制作の負担の重さに対する理解ができない幹事会ではなく、出席した全員にどの程度の割合で投稿するのが妥当かというアンケートを行った結果、現行の1カ月1本となり、今に至っています。
なぜ、HP担当者が手間のかかるアンケートをよく取るのか疑問だった方も多いと思いますが、こういった背景があったからです。
現状は軌道に乗っており、2024年7月までは現行の仕組みで運用していく予定です。
次期の活動記録は、HPの制作が落ち着いたと思われるため、RLを無くしHP担当の2名で運用を行う予定です。
今までは同じグループの面識のある人から年に３～4回の原稿回収でしたが、回数が増え他グループの面識の無い方へも依頼をする事となります。
次期は慣れた方が行う予定ですので、問題はないと思われますが、今後の幹事についての議論をする前に、
2024年3月にHP関係者へのアンケートを行いました。
その結果、以下のような回答が得られました。
・活動記録と月例会告知の担当作業は、簡単に誰でもできるものではない（該当経験者6名中6名が回答）
・記事作成・写真撮影に慣れていない方や年配の方に文章作成のお願い→ルールの説明→回収→校正は、非常に気を使う時間のかかる作業。
・公開レベルにするのに現状では1名の校正だけでは漏れがあり、最終的に他グループのRLとHP担当者の2～3名で校正（レイアウトや動作確認含む）を行っている。
・AI校正またはChatGPTによる校正の導入を提案。（HP担当者を含める7名中3名が提案）
・HPのレイアウトや記事作成は楽しいが、問題が生じるたびに誰にでも理解できるように上記のフローに追記して周知させることが、記事作成よりもはるかに大変で負担。
・何度も活動記録に関する連絡をしているにも関わらず、会員に行き届いておらず、幹事でさえもリーダーの存在を知らなかったため、落胆した。ビストロGのようにLINEと実際の月例会でGCが中心となってきちんと周知させることが必要。
幹事会の議論と議事録の配信だけで完結して、会員に周知されていないという問題を解決しないと、幹事の負担に関する議論する時間の無駄ですね。
話はそれましたが、月例会担当者とHＰ担当関係者の負担軽減のために2024年4月からは、以下のように変更します。
・テキスト量：本文のみ 400文字以上800文字以内。
・AI校正またはChatGPTによる校正を全ての投稿記事作成者がHP担当者やRLに渡す前に行う。
・写真枚数 :1枚～4枚以内
・撮影ができない場合、用意されたバナー看板か自身が作成した資料を使用していただくことを周知する。
例によれば、誰でも可能な作業かどうかが問題となるかもしれませんが、ビジネスパーソンであればこなせる作業と思います。
TMCの理念は「真に豊かで夢あふれる社会への実現」、設立に関する紹介文は、「中堅ビジネスパーソンを中心に社会貢献を目指す自主研究会」ですので、TMCの皆様が今後さらに普及していくAIの取り扱いを覚えるのに良い機会だと思います。
方法はご存じの方が多いと思いますが、とても簡単です。
ChatGPTの校正は、実際にどの程度のレベルで行われるのでしょうか？気になりますね。
実際に原稿を校正してみましたが、完璧な校正はできないので、TMCのHP用に修正する必要があります。
やはり最後は人がチェックしなければなりませんが、プロンプト（指示の出し方）の違いで、校正され方も大きく変わりますので、指示の仕方と日本語のスキルアップになると思います。
活動記録の担当に指名された方で、自身によるAIまたはChatGPT校正が負担と思う方は、RLかHP担当者に校正していただくようお願いします。
2024.04.12 広報/HP担当 斉藤